[자료 수집하기] 10. 전자자료 관리

오늘 소개할 내용은 전반적인 전자자료를 어떻게 관리하고 있는지에 대한 것입니다. 지금까지 소개한 자료 수집 방법들이 상당히 많았는데 이 자료들이 중구난방으로 흩어져 있으면 골치아프겠죠^^;;; 즉 오늘은 이미 수집한 자료들을 제가 어떻게 관리하고 있는지 소개하려고 합니다. 

1. 단행본 목록

가지고 있는 단행본을 관리하는 방법은 여러 가지가 있는 것 같습니다. 네이버 전자책 카페에서 보면 구글 스프레드 시트를 이용하신다는 분들도 많았고요. 저는 "별책"이라는 회사에서 나온 [산책] 앱을 사용하고 있습니다. 무료앱이고요, 간단하게 바코드를 스캔해서 소장하고 있는 책을 저장할 수 있습니다. 책에 대한 코멘트도 남길 수 있고요. 처음에 저는 이 앱을 이미 가지고 있는 책과 아직 사지 않은 책을 구분하는 용도로 썼는데, 기능이 별로 없어서 오히려 간편하단 생각이 들었어요. 

2. RSS 및 웹페이지 자료

Pocket 등의 앱을 아마 많이 이용하실텐데, 저는 RSS는 Feedly로, 웹페이지 자료는 iOS와 맥OS의 사파리에서 '읽기 목록 추가' 기능을 이용하고 있습니다. 기본 기능을 이용하는 것이 다른 앱을 여는 것 보다 편해서요. 주로 필요한 자료들은 사실 논문을 쓰기 위한 학술자료들이기 때문에, 웹페이지 자료는 아주 체계적인 관리가 필요하진 않아서 그냥 이 정도 선에서 만족하고 있습니다. 

RSS 이용기는 이전 글을 참고해주세요. 

2016/03/08 - [디지털로 공부하기] - [RSS 피드 활용기] 1. RSS란? Feedly를 이용하자!

2016/03/09 - [디지털로 공부하기] - [RSS 피드 활용기] 2. Feedly로 뉴스 기사 구독하기

2016/03/10 - [디지털로 공부하기] - [RSS 피드 활용기] 3. Feedly로 신간 출간 내역 받아보기

2016/03/11 - [디지털로 공부하기] - [RSS 피드 활용기] 4. Feedly로 정보성 블로그 및 공지사항 구독하기

3. PDF/Word,HWP 자료 - 다운받은 논문, 전자책, 직접 스캔한 자료, 직접 쓴 글 등

사실 이게 양이 가장 많죠. 저는 거의 만 개 넘는 파일이 있더라고요. 서지관리도구 중 Papers나 Mendeley 같은 프로그램들은 아예 이 프로그램 라이브러리에 파일을 넣어서 관리할 수 있다는 장점이 있지만 (파일뿐 아니라 밑줄 및 메모까지 된다고 들었습니다) 저에게는 가장 자주 쓰는 DB인 JSTOR를 불러오지 못한다는 치명적인 단점이 있어서 포기했습니다. 대신 제가 선택한 앱은 맥용 데본싱크 프로 오피스(DevonThink Pro Office)입니다. 데본싱크 버전 중 가장 상위버전이고, ABBYY의 OCR 엔진을 장착하고 있습니다. 그냥 여기다가 다 갖다 던져놓고 검색해서 찾아봅니다..ㅋㅋㅋㅋ

장점:

1) 데본싱크의 가장 큰 장점은 막강한 검색능력입니다. 파일명뿐 아니라 맥의 spotlight search 기능처럼 파일 내부까지 검색이 가능합니다. 하지만 여기에서 끝난다면 굳이 데본싱크를 사용할 필요가 없겠죠. 데본싱크는 특정 검색어를 입력하면 그와 같이 자주 등장하는 다른 키워드까지 제시해줍니다. 마치 검색엔진의 '연관검색어'처럼요. 논문을 쓰시는 분들이라면 주제에 대한 키워드를 검색할 때 아주 유용하게 사용하실 수 있습니다. 

*이 기능을 또 다른 방법으로 이용하는 법은 영작문을 할 때 어법을 체크하는 것입니다. 자기 분야의 논문들이 특정 용어에 정관사를 붙이는지 안붙이는지 등을 바로 알 수 있습니다. 

'phenomenology'로 검색했더니 같이 쓰이는 단어들을 보여줍니다. 

 

특정 폴더 중 어디에서 가장 저 단어가 많이 나오는지도 보여주고 있고요. (제가 미리 폴더별로 구분해 둔 거예요)

2) OCR엔진이 장착되어 있으니 프로 오피스 버전을 구매하시면 따로 OCR 소프트웨어를 사실 필요가 없습니다. 

단점:

1) 파일을 아예 임포트 하는 방식과 인덱싱 하는 방식 두 가지가 있는데, 둘 중 뭘로 하든 파일을 주기적으로 업데이트해주어야 합니다. 다운받는대로 자동으로 들어가지 않습니다. 저는 이미 폴더 기반으로 정리를 하고 있고, 그 폴더가 드롭박스에 연동되어서 윈도우컴에서도 쓰고 있기 때문에 데본싱크 라이브러리 내에 따로 임포트하는 방식을 사용하고 있습니다. 용량을 두 배 잡아먹고 있죠. 그리고 주기적인 파일 업데이트를 위해서 아예 데이터베이스 이름을 날짜로 수정하는 방식을 사용하고 있습니다. 

2) 비쌉니다. 대학교에 학적이 있으신 분들은 학생할인을 활용하세요. 가끔 세일도 하고 번들에도 들어가는데 주로 하위버전이 들어갑니다. 

3) 무지하게 느립니다. 제가 데본싱크 DB가 용량이 커서 그런건지 (한 20몇 기가 되나?) 모르겠는데 처음에 띄울 때 너무 느려요. 이걸 매번 부팅할 때마다 켜놓고서 모든 자료를 여기에서 관리하기에는, 진짜 너무 느려요. 

4) hwp 문서가 검색이 안된다는 글을 전에 인터넷에서 본 적이 있는데, 어느 정도 되는 것 같던데요? 

5) 아이패드용 앱이 구립니다. 샀다 환불했어요. 딱 아이맥 한 대에만 깔아놓고 (맥프레에도 안 깔았음) 검색용으로 쓰고 있습니다. 아직까지 윈도우 컴이나 안드로이드 폰도 많이 쓰는 우리나라 환경에서는 이것만 믿기에는 조금 무리가 있지 않을까 싶습니다. 

4. 굿노트 백업

아이패드에서 애플펜슬로 필기한 자료는 굿노트에서 드롭박스와 연동해두고, 자동업로드 설정에서 확장자를 pdf로 해서 자동으로 pdf파일이 저장되도록 하고 있습니다. 이 파일도 챕터별로 저장되는 것을 나중에 한꺼번에 병합해서 데본싱크에 넣어서 검색하고요.

*2016년 5월 10일 이후 추가) 굿노트 백업에 대해서는 다른 글 참조해주세요. 

2016/05/10 - [아날로그+디지털 공부법] - [자료 정리와 백업] 1. 폴더 관리

2016/05/11 - [아날로그+디지털 공부법] - [자료 정리와 백업] 2. 클라우드 선택하기

2016/05/12 - [아날로그+디지털 공부법] - [자료 정리와 백업] 3. 백업 시스템

2016/05/13 - [아날로그+디지털 공부법] - [자료 정리와 백업] 4. 사례 (1) 굿노트

*자료 조사에 대한 것은 이번 글로 일단 마칩니다. (더는 생각나는 것이 없어..-_-ㅋㅋㅋ) 

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