[자료 정리와 백업] 1. 폴더 관리

안녕하세요, 오늘부터 [자료 정리와 백업] 관련 연재가 시작됩니다. 닉네임 DavidJ님과 페이스북 페이지 통해서 익명의 독자님께서 비슷한 시기에 신청해주셨어요. 첫 시간으로 우선 폴더 정리 편입니다. 폴더를 정리하는 방식은 사람마다 다를테니, 제가 소개하는 방식을 참고하셔서 자신에게 맞는 폴더 관리법을 찾아보세요^^

1. 클라우드용과 보관용을 나누자. 

아래는 제 드롭박스 폴더인데요, 나름대로 기준을 가지고 폴더를 분류한 상태입니다. 우선 저는 클라우드 중에서는 현재 드롭박스와 애플의 아이클라우드만 사용하고 있고요, 무엇이 마음에 안 들어서ㅋㅋ 지금의 상태로 정착하게 되었는지는 내일 클라우드 편에서 다룰게요. 

기준: 언제 어디서든 외부에서 접속이 가능해야 하는 자료들

제가 폴더를 클라우드에 올릴 때 가장 중요한 기준입니다. 제 입장에서 언제 어디서든 외부에서 접속이 가능해야 하는 자료들은 주로 수업과 연구 관련 자료들입니다. 이런 파일들은 몇 년 전 또는 정말 중고등학생 때 보았던 자료라도 이상하게 필요한 상황이 생기더라고요. 

e.g. 1. 수업 시간에 갑자기 지금 이야기하는 주제와 관련된 자료를 몇 년 전에 본 것 같으면 그 자리에서 바로 찾아봐요. 그 때 이미 가지고 있는 자료면 필기하는 노트에 간단하게 폴더명이나 파일명 정도만 적어두면 되고요. 

e.g. 2. 인용구가 나왔는데 그 인용구의 원전을 이미 읽었던 자료가 있다면 그걸 찾아볼 수도 있어요. 그러면 인용구가 말하는 맥락이 훨씬 더 명료하게 드러나요. 

e.g. 3. 그저 제 생각, "느낌적인 느낌"으로ㅋㅋㅋ 무언가 관련이 될 것 같은 자료를 찾아서 메모해둘 수 있어요. 

이렇게 마인드맵처럼 가지치기를 해서 뻗어나는 생각들을 그 자리에서 포착해두면 나중에 아이디어가 필요할 때 좋아요. 얼핏 보면 관련이 없어 보이는 것들 사이의 연관도 찾을 수 있거든요. 위 사진에 보이는 폴더들의 경우, AppBackup 폴더는 각 기기의 굿노트 파일을 따로 백업하는 용도예요. 이 폴더 안에 다시 각각 굿노트 에어, 굿노트 미니, 굿노트 프로, 이렇게 굿노트 앱을 사용하는 기기별 백업을 따로 하고 있어요. Archive는 말그대로 저장소. 제가 개인적으로 찾아보는 자료들이 여기에 들어가요. 전공관련 자료들, 그냥 관심있는 자료들 등. 주로 PDF 파일이 많아요. Attic도 말그대로 다락방. 지금은 보지 않는 초등학교~고등학교 때까지의 자료들과, 정말 다락방에 넣어두고 가끔 추억회상용으로 볼만한 자료들만 넣어두어요. Research 폴더 안에는 학사/석사/박사를 구분하고 다시 년도와 학기별로 구분해서 수업 때 이용했던 자료들이 들어가 있고, 또 당시에 준비했던 공모전이나 자소서 같은 것들도 여기에 있어요. Tutoring은 제가 학생들을 가르쳤을 때 썼던 자료들이 있고, 여기는 시기별로 정리하지 않고 분야별로 정리해 두었어요. 뭐 기출문제 따로, 논술 따로, 어법 따로, 이런 식으로요.

*제 경우 현재 이 기준을 만족시키는 자료들은 약 120기가예요. 그래서 검색 속도가 빠른 클라우드를 찾게 되었는데, 이건 내일 클라우드 편에서 다룰게요. 

2. 시간별/주제별로 폴더를 분류하자. 

기준: 자신의 기억이 작동하는 방식에 맞추자.

아래는 사진처럼 학기별로 폴더를 나누기도 하고, 주제별로 폴더를 나누기도 하는데요, 여기에서 가장 좋은 기준은 "자신이 기억하는 방식이 어떤 방식인가 생각해보아라"에요. 

"자신의 기억이 작동하는 방식"은, 스스로 무언가를 기억할 때 그 기억들이 어떻게 분류되어 있고 어떻게 떠올리게 되는지 그 과정을 한 번 추적해보면 알 수 있어요. 

예를 들어 제 경우, 수업을 위해서 읽었던 자료나 수업 때 다루었던 자료는 그 수업 전체를 기억해요. 2009년 1학기에 A라는 주제에 대한 수업을 들었으면, 나중에 A라는 주제에 속하는 학자 뿅뿅에 대해서 생각할 기회가 있으면 제 머릿속은 다시 2009년 1학기 A 수업시간의 그 강의실 - 또는 그 당시 제가 자주 갔던 카페 - 등으로 이동해요. 이런 건 제가 주제별로 기억한다기보다 그 시기의 그 상황을 그대로 기억하고 있는 거죠. 그렇게 그 시기 그 장소로 이동한 것 같은 상황에서 그 때 보았던 그 화면이나 그 책의 특정 페이지를 떠올리게 되어요. 반면 똑같이 수업 때 다루었다고 해도 제가 학생들을 가르쳤을 때 다루었던 자료들은 특정한 한 학생에게만 필요했던 자료가 아니라 제가 수업해야 하는 내용들을 체계적으로 머릿속에 넣고 있었어야 하는 내용이니까, 이렇게 시기별로 기억하지 않아요. 마치 머릿속에 주제별로 따로따로 폴더가 있는 것처럼 기억하거든요. 그래서 저는 이 방식에 맞추어서 실제 컴퓨터 속의 폴더도 정리해요. 

3. 자료가 많아지면 검색 기능을 활용하자. 

제 경우 드롭박스에 넣어서 실시간으로 접속 가능하게 한 파일들이 약 120기가이고, 아래처럼 클라우드에 올리지 않은 음악 파일과 오디오북 파일만 각각 36.5기가, 105기가 정도예요. 물론 이 파일들도 클라우드에 올릴 수 있겠지만, 아이튠즈로 로컬에서 관리하는게 더 편해서 굳이 올리지 않았어요. 클라우드에 올리지 않아도 아이폰과 아이패드에서 각각 동기화되어서 기기를 들고 나가면 파일을 들을 수 있기도 하고요. 

이 수많은 파일들의 경로를 하나하나 다 기억할 수는 없겠죠? 그래서 저는 주로 검색 기능을 써요. 음악 파일과 오디오북 파일은 아이튠즈의 검색 기능을 활용하고 (이 방식 때문에 2004년부터 아이튠즈를 씀..) 자료 파일은 맥의 스팟라이트 서치 기능과 드롭박스 자체 검색 기능, 조금 더 발전하면 데본싱크의 검색 기능을 사용하고 있어요. 그러니까 저는 이 파일들을 대충 큼직큼직하게 2번에서처럼 시간별/주제별로 분류해두긴 하지만, 파일들의 경로를 다 기억하고 있진 않아요. 대충 큰 폴더에 던져놓고 필요한 파일이 있나없나 검색해서 찾아 쓰고 있어요. 아이튠즈에 넣은 파일들은 폴더 관리도 아이튠즈가 알아서 Music과 Audiobooks로 나누고 그 안에 다시 아티스트/작가를 분류하는 방식으로 해주고 있고요. 이 폴더 관리에 한 몇 년 집착했었는데.. 다 내려놓고 그냥 검색 기능을 쓰니까 속이 편해졌어요ㅎㅎ 

내일은 클라우드 편이 올라올 예정입니다^^

*2016년 7월 2일 추가: 맥 쓰는 분들은 스팟라이트 서치 이용하시면 되는데, 윈도우 쓰시는 분들께서는 "search everything"이라는 프로그램 써보세요. 제 기억에 무료 프리웨어였던 것 같네요. 윈도우 탐색기보다 훨씬 빠른 속도로 원하는 파일을 찾아줍니다. (깜빡하고 이걸 안 썼네;;;) 

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