[자료 정리와 백업] 6. 사례 (3) 데본싱크

안녕하세요, 오늘은 맥에서 쓰는 앱인 데본싱크(DevonThink)에서 자료 관리를 어떻게 하고 있는지 가지고 와봤어요. 그런데.. 솔직히 데본싱크는 작정하고 쓰려고 덤벼들면 훨씬 더 잘 쓸 수 있는 앱인데.. 제가 최상위 버전인 프로 오피스 버전을 쓰면서도 제대로 사용을 못하고 있는 것 같긴 해요. 여러 가지 이유가 있긴 했지만.. 그래서 매우 제한적인 사용이지만 그래도 어떻게 사용하고 있는지 보여드릴게요. 반대로 말하면 아무리 몰라도 이 정도 수준으로는 활용할 수 있다는 뜻이기도 하니까요..ㅋㅋㅋ 써놓고 나니 이전 글과 겹치는 내용도 꽤 있네요. 하지만 폴더 정리와 내용상 연결된 부분이라서.. 겹치는 부분이 있어도 이해해주세요^^ 데본싱크의 단점은 이전 글에 더 신랄하게 써놨어요ㅋㅋㅋㅋ 

2016/03/25 - [아날로그+디지털 공부법] - [자료 수집하기] 10. 전자자료 관리

1. 자료 폴더 중에 '검색'이 필요할 수준의 폴더들만 데본 싱크 데이터베이스로 불러옵니다. 

이렇게 여러 상위 폴더가 있지만, 이 중에서 검색이 필요한 수준의 자료 폴더들만 데본싱크로 불러왔어요. 

2. 주기적으로 데이터베이스 업데이트를 한다. 

데본싱크로 파일을 불러오는 방식에는 인덱스(Index) 방식과 임포트(Import) 방식 두 가지가 있는데요, 인덱스는 해당 파일을 링크만 해두는 것이라서 파일이 수정되거나 경로가 바뀌면 그걸 다시 수동으로 고쳐줘야 해요. 임포트 방식은 파일을 아예 삽입하는 방식이라서 이런 번거로움은 없지만 대신 데이터베이스의 용량이 커진다는 단점이 있어요. 저는 수동으로 고치는 게 번거로워서 임포트 방식을 택했어요. 

대신 아래 사진에서처럼 데이터베이스 이름을 아예 날짜로 해 두었어요. 지금 보면 가장 최근 데이터베이스는 올해 3월 18일자죠. 그러면 저는 제 드롭박스 폴더의 파일들을 날짜순으로 정렬한 후, 3월 18일 이후의 자료들만 데이터베이스에 던져놓고 다시 데이터베이스명을 수정하면 되어요. 

3. 키워드에 따른 검색이 필요할 때 데이터베이스 검색을 이용한다. 

데본싱크의 검색기능은 맥의 스팟라이트 서치 기능이나 일반 클라우드의 검색기능보다 훨씬 자세해요. 위 사진처럼 제가 특정한 키워드를 넣으면 그 키워드가 자주 언급되는 문서 순으로 파일들을 정렬해서 보여줘요. 그리고 종류가 'PDF+text"인 경우는 이미 OCR이 되어 있는 건데, OCR이 안 되어 있는 문서의 경우 프로 오피스 버전은 Abbyy의 OCR엔진을 가지고 있어서 OCR을 적용시킬 수도 있고요. 

OCR에 관해서는 이전 글 참조해 주시고요,

2016/02/29 - [아날로그+디지털 공부법] - [OCR 활용하기] 1. OCR이란?

2016/03/01 - [아날로그+디지털 공부법] - [OCR 활용하기] 2. OCR 소프트웨어 소개

2016/03/02 - [아날로그+디지털 공부법] - [OCR 활용하기] 3. OCR 이용해서 공부하기 (1) 레포트/페이퍼 키워드 검색

2016/03/03 - [아날로그+디지털 공부법] - [OCR 활용하기] 4. OCR 이용해서 공부하기 (2) 시험 범위 N회독 하기

그래서 저는 이런 방식으로 데본싱크를, 특히 논문과 관련된 아이디어 및 참고문헌 수집에 이용하고 있어요. 사실 이 이상으로 더 많이 유용하게 쓸 수 있긴 한데... 제가 더 활용해보려고 하다가 포기한 데에는 다음과 같은 몇 가지 이유가 있었어요. 그래서 저는 이렇게 특정한 폴더들의 특정한 자료들 사이의 연관관계를 찾을 때에만 이 검색 기능을 쓰고 있고요. 혹시 이런 어려움에 대한 해결책이나, 더 좋은 방법을 아시는 분들은 저에게도 좀 알려주세요 ㅠㅠㅠㅠ 

*데본싱크 활용을 어렵게 하는 몇 가지 장애물

1. 데본싱크는 자체 데이터베이스만을 검색해요. 즉 맥이 한 대 더 있어도 거기에도 데본싱크가 깔려있고 같은 데이터베이스가 있어야만 검색이 가능하죠. 그런데 다른 공유 프로그램을 이용해서 서로 연결된 데이터베이스를 두 대의 맥에서 건드릴 경우 에러가 난다고 들었어요. 그러니 데본싱크는 한 대의 맥에서, 하나의 로컬 데이터베이스를 이용해서 검색해야 해요. 저는 아이패드도 자주 쓰고 또 국내 학술지에 논문을 낼 때에는 hwp 확장자로 내야 하니까 아무래도 윈도우 컴으로도 중요한 작업을 많이 하거든요. 그래서 데본싱크에 모든 제 자료를 몰빵해서 관리하기에는 어려움이 있었어요. 또 이 경우 지금 데본싱크가 깔린 맥이 고장나서 잠깐 수리라도 맡긴다면 저는 제 자료에 접속할 길이 없어지겠죠. 

2. 앱이 무거워요. 인덱스 방식을 활용하면 자료의 경로가 바뀌거나 파일명이 바뀐 걸 하나하나 다 수정해줘야 하고, 임포트 방식을 이용하면 데본싱크 데이터베이스 파일 자체가 20기가가 넘어가요. 이걸 불러오려면 로딩도 오래 걸리고 검색어를 치는 데에도 알파벳 세 개 쯤 치고 기다려야 하는.. 딜레이가 생겨요. 컴퓨터 사양 때문인가 했는데 그것도 아닌 것 같아요. 현재 제 아이맥은 2015 Late 버전의 21.5인치 레티나4K, 3.1 GHz 인텔 코어 i5, 8기가 램이니, 어느 정도 쓸만한 사양인 것 같거든요. 앱이 무거우면 아무래도 주력&상용 자료 관리용으로 밀기에는 부족함이 있어요. 주력으로 항상 사용하려면 그만큼 가볍고 빨라야 하니까요. (내가 성질이 급한건가 ㅋㅋㅋ)

3. 클라우드와의 동기화가 안정적이지 않다는 리뷰를 꽤 많이 보았어요. 그런데 안정성은 둘째치고, 데본싱크 데이터베이스도 드롭박스와 연동이 되긴 하는데.. 진짜 느려요. 기다리는 동안 그냥 맥 돌아가게 놔두고 자고 다음날 확인해야 할 정도예요. 이걸 심볼릭 링크 등 다른 방법으로 우회해서 해결하시는 분들도 보았는데, 저는 그러느니 그냥 드롭박스를 바로 쓰고 말겠더라고요. 

4. 한글로 작성된 파일과 hwp 확장자 파일을 잘 검색하는지 모르겠어요. 안된다는 리뷰를 많이 봤는데 제가 검색해보니까 검색이 될 때도 있었거든요. 이 역시 불안정한 부분에 기대하기보다 차라리 맥의 스팟라이트 서치 기능을 활용할 것 같네요. 

*그렇다면 Papers나 Mendeley 같은 다른 자료관리 프로그램을 이용하면 되지 않냐고 하시는 분들도 있으실텐데, 이전에 다른 글에서 밝힌 것처럼 이 유명 앱들이 제가 가장 자주 사용하는 학술자료 데이터베이스인 JSTOR의 메타정보를 못 읽어온다는.. 아주 치명적인 단점이 있었어요ㅠㅠㅠ 아무리 좋은 앱이어도 저한테 꼭 필요한 핵심기능이 없으면 쓸모가 없는거죠 뭐ㅠㅠ 또 저는 여러가지 새로운 기술을 배워서 응용하는 걸 좋아하기도 하지만, 그 배우는 과정이 너무 힘들거나 오래 걸린다면 망설여지는 것도 사실이에요. 더 중요한 일들도 많으니까요.. 이런 이유들의 결과로 제가 정착한 방식에 대해서는 아래의 이전 글들을 참조해주세요. ^^

2016/03/23 - [아날로그+디지털 공부법] - [자료 수집하기] 8. 참고문헌 정리하기 - RefWorks

2016/03/24 - [아날로그+디지털 공부법] - [자료 수집하기] 9. 참고문헌 정리하기 - RefME

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