인쇄/출력해서 읽은 논문들을 어떻게 관리하나요?

닉네임 '논문속에서허우적' 님께서 오픈카톡을 통해서 질문해주셨습니다. 질문에 잘 어울리는 1회용 닉네임이시네요^^ㅋㅋ 매번 인쇄/출력해서 읽은 논문들을 관리하기 어려우시다고 합니다. 그럼 질문 먼저 소개할게요. 

"저도 논문을 써야 하는 입장이라 다른 사람들 논문을 많이 읽어야 하는데요, 아이패드로 보기는 좀 어려워서.. 대부분 출력해서 보고 있습니다. 이카보드님처럼 큰 프린터는 없지만… 저도 틈나면 프린트해서… 출력된 논문이 꽤 많이 쌓여있는데요, 그거 관리가 전혀 안되서… 출력한거 또 출력할때 있고 또 출력하기 아까워서… 찾다보면…출력한 논문찾다가 시간을 너무 허비하는데요, 또 출력하기 아까워서… 찾다보면…출력한 논문찾다가 시간을 너무 허비하는데요, 혹시… 출력해놓은 논문 관리하는 좋은 방법없을까요?"

질문을 요약하면, 출력해놓은 논문을 제 때 검색을 가능하게 하는 것을 비롯하여, 인쇄하여 읽은 논문들을 체계적으로 정리하는 방법을 물어보셨습니다. 그럼 바로 답변 들어갈게요~

1. 아날로그(종이) 자료 관리

1) 논문을 종이에 출력한다. 

2) 향후 스캔작업을 위해서 스테이플러로 찍지 않고, 클립으로 고정시킨다.

3) 밑줄치고, 메모해가면서  읽는다.

4) 스캔을 한 후, 논문별로 클리어 파일에 담아서 보관한다. 

여기까지가 제가 아날로그 자료를 관리하는 방법입니다. 저도 아이패드로만 보기가 어렵기 때문에, 논문을 출력해서 자주 보는데요, 필기한 것이 아깝고, 또 나중에 종이로 된 필기(메모) 원본이 필요할지 몰라서 다 버리지는 않고 중요한 논문들은 이렇게 클리어 파일에 담아서 보관합니다. 

위 사진을 보시면 클리어 파일 비닐 하나에 종이 한 장씩 들어간 것이 아니라, 논문 한 편씩 들어가게 했습니다. 종이를 한 장씩 넣다보면 파일도 너무 많이 필요하고 또 다시 꺼내서 무언가를 메모해야 하는 상황일 때 비닐을 하나씩 다 벗겨내야 한다는 점이 불편해서 이렇게 논문 한 편씩 비닐 하나에 담기게 했습니다. 클립은 그대로 꽂아두었고요. 

스테이플러가 아니라 클립을 꽂아서 보는 이유는 나중에 스캔할 때 자동급지함에 넣어서 돌려야 하기 때문입니다. 저처럼 자동급지함이 달린 복사기를 사용하지 않으시고 일반 평판형 스캐너를 사용하신다고 해도 스캔을 하실 때 평판을 눌러주어야 스캔이 잘 되므로 스테이플러는 빼시거나 아예 찍지 않는 것이 좋습니다. 

2016/06/15 - [Q&A] - 비지니스형 디지털 복합기(복사기)를 사면 유용할까요?

제가 쓰고 있는 복사기에 대해서는 위 Q&A 글 참조해주세요. 저는 옵티머스 녀석을 인쇄/출력보다도 스캔용으로 더 많이 쓰고 있어요. 

위 사진은 예시로 클리어 파일에서 논문 하나를 뽑아 본 모습입니다. 이 논문을 가지고 예시를 들도록 하겠습니다. 

*저는 이 당시에 필기를 지워지는 펜 - Pilot사의 Frixion을 사용하였는데요, 프릭션을 비롯하여 모든 지워지는 펜들은 영하 20도 이하에서는 잉크가 다시 나타나고, 영상 60도 이상에서는 잉크가 지워지므로, 자동급지함이 달린 복사기가 열을 많이 받는 모델일 경우 지워지는 펜을 쓰지 않는 것을 추천합니다. 급지함에서 종이가 돌아가는 사이에 마찰열을 받아서 필기가 사라지는 불상사가 일어날 수 있습니다....ㅠㅠㅠㅠㅠ

2. 디지털(스캔) 자료 저장하기

1) 1단계에서 읽은, [종이에 인쇄된 논문 + 필기]를 컬러스캔합니다. 흑백으로만 필기하시는 분이라면 흑백으로 스캔하셔도 무방합니다. 논문의 경우 책처럼 많은 양을 스캔해야 하는 것이 아니므로 읽을 때마다 가정용 평판형 스캐너를 이용해서 스캔해도 상관없습니다. (시간의 차이는 좀 있습니다.)

2) 1)에서 스캔한 논문은 파일명을 따로 지정해서 저장합니다. 제 경우, 

원본 논문 파일: 저자명_논문명 또는 논문명_저자명

필기하면서 읽은 논문 파일: 저자명_논문명_필기포함 또는 저자명_논문명_메모포함

이 정도로만 저장합니다. 파일명이 아주 디테일하지 않아도 되는 이유는, 아래에서 설명하겠지만, 검색기능을 주로 이용할 것이기 때문입니다. 그래서 아주 자세한 파일명은 필요가 없습니다. 또 파일명이 너무 길면 굿노트에서 파일이 열리지 않는 일이 생기기 때문에, 파일명을 너무 길게 하진 않습니다. 

2016/05/21 - [Q&A] - 굿노트에서 일부 파일이 열리지 않아요.

굿노트에서 파일명이 길면 파일이 열리지 않는다는 것은 익명의 대학원생께서 제보해 주셔서 알게 되었고요, 

2016/05/10 - [아날로그+디지털 공부법/자료 정리와 백업] - [자료 정리와 백업] 1. 폴더 관리

2016/05/11 - [아날로그+디지털 공부법/자료 정리와 백업] - [자료 정리와 백업] 2. 클라우드 선택하기

2016/05/12 - [아날로그+디지털 공부법/자료 정리와 백업] - [자료 정리와 백업] 3. 백업 시스템

자료 정리 및 파일 관리는 이전 연재글 일부 참조해주시고요, 

제 경우 코스웍 중에 본 파일들은 학기별로, 혼자 공부한 파일들은 년도별로, 아직 공부하지 않았지만 모아놓은 자료들은 장르(?)별로 - 전공 내 세부분야 별로 - 폴더를 구분합니다. 폴더 구분은 사람마다 하는 방법이 다를텐데.. 정 귀찮으시면 한 폴더에 때려담아도, 아래에서 소개하는 검색방법을 이용하시면 쉽게 찾을 수 있어요. 

위 사진처럼 저장하고요. 

3. 디지털(스캔) 자료 검색하기

자, 그러면 어떤 검색 기능을 이용해야 할지 알아야겠죠? 준비물은 다음과 같습니다. 

1) 어떤 파일이 있는지 검색하기

맥: spotlight 서치 기능을 이용하거나, 파인더의 기본 검색 기능만으로 충분합니다. 

윈도우: https://www.voidtools.com 여기 들어가서 "Search Everything"이라는 프로그램을 받습니다. 무료입니다. 이거 깔고 검색하면 (윈도우 탐색기 색인기능꺼져) 죤나 빨라져용ㅋㅋㅋ

위 논문을 맥에서 검색한 결과고요, This Mac, 즉 이 맥 전체에서 파일을 검색해요. '필기포함'이라는 파일이 있으니.. "아.. 이건 내가 읽어본 거구나.."라는 걸 알 수 있습니다. 그래서 위에서 파일명은 이 정도 수준만 되면 괜찮다고 말씀드린 거였어요. 

같은 파일을 윈도우에서 Search Everything을 이용해서 검색한 모습입니다. 

2) 논문 내 내용 검색하기

일단 1)단계까지만 해도 읽은 논문과 읽지 않은 논문을 구분해서 파일을 관리할 수는 있는데요, 읽은 논문 안에서 "어.. 그 내용이 몇쪽에 있었더라.. immediate justification에 대한 구절인데..." 이럴 때가 있죠? 이럴 때를 위해서 OCR 검색이 필요합니다. 이번에는 준비물이 유료예요..ㅠㅠㅠㅠ

2016/02/29 - [아날로그+디지털 공부법/OCR 활용하기] - [OCR 활용하기] 1. OCR이란?

2016/03/01 - [아날로그+디지털 공부법/OCR 활용하기] - [OCR 활용하기] 2. OCR 소프트웨어 소개

2016/03/02 - [아날로그+디지털 공부법/OCR 활용하기] - [OCR 활용하기] 3. OCR 이용해서 공부하기 (1) 레포트/페이퍼 키워드 검색

2016/03/03 - [아날로그+디지털 공부법/OCR 활용하기] - [OCR 활용하기] 4. OCR 이용해서 공부하기 (2) 시험 범위 N회독 하기

OCR에 관해서는 이전 연재 참조해주시고요, 

저는 현재 어도비 아크로뱃 DC를 월 만8천원인가씩 내고 구독중이고요 (맥1대, 윈도우컴 1대 사용가능), 맥에서는 또 ReadiRis라는 프로그램도 구매해서 사용 중입니다. 속도는 ReadiRis가 훨 빠른데요, 안정성과 정확도는 아크로뱃이 높습니다. 가격은 ReadiRis는 10만원쯤 주고 한 번 구매해서 계속 쓸 수 있고, 아크로뱃은 매달 나가서 아크로뱃이 비싸고요ㅠㅠㅠ

위 사진은 ReadiRis에서 예시용 논문의 OCR을 돌리고 있는 모습이고요,

위 사진은 윈도우컴에서 아크로뱃으로 OCR중이고요, (아, 언어 설정은 영어(US)입니다.)

OCR을 하면 아래 사진들처럼 논문 내 본문도 검색이 가능합니다. 아래 사진은 윈도우컴에서 아크로뱃으로 검색한 거고요..

찾는 단어가 1페이지에도 있고..

3페이지에도 있죠..

아래는 맥 용 아크로뱃에서 검색해 본 모습이에요, 마찬가지로 1페이지와 3페이지를 띄워봤어요

그럼 오늘의 Q&A는 이만 뿅!!

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